Interim Intelligence

Social media beleid

Het zijn turbulente tijden. Organisaties worden heen en weer geslingerd tussen 'controle houden op' en het geven van vrijheid en verantwoordelijkheid aan medewerkers. Sommige werkgevers, bang voor (vermeend) productiviteitsverlies of imagoschade, reageren zelfs met het afschermen of verbieden van sociale media op de werkvloer. Vaak een reactie vanuit onwetendheid die contraproductief werkt. Een social media beleid biedt mogelijk een oplossing.

6 bouwstenen voor social media beleid

Beleid wil echter niet zeggen dat er weer een heel telefoonboek dik aan regels bijkomt. Soms is een aantal richtlijnen, passend op 1 A-viertje voldoende. Het is goed om als organisatie in ieder geval wat basisregels op te stellen. Om je op weg te helpen geven we hieronder een zestal basis bouwstenen voor een sociaal media-beleid:

  1. Leg uit wat sociale media zijn. Wat de mogelijkheden en risico's zijn. Als medewerkers de samenhang zien tussen verschillende media, de gevolgen van hun uitingen kunnen overzien, zullen ze verantwoordelijker met sociale media omgaan. Het gaat natuurlijk niet alleen om risico's voor de organisatie, maar ook voor de individuele werknemer zelf. Op het web gepubliceerde uitingen kunnen je immers jaren blijven achtervolgen.
  2. Benadruk kernwaarden van de organisatie / maatschappelijk geaccepteerd gedrag. Gedraag je online, zoals je je ook binnen de organisatie behoort te gedragen. Dus geen discriminerende, seksistische of beledigende uitingen. Bestaande regels en bestaand beleid gelden dus ook online.
  3. Authentiek en transparant. Medewerkers moeten aangemoedigd worden 'zichzelf' te zijn in sociale netwerken. Daarnaast is openheid belangrijk. Vertel wie je bent, waar je werkt. Waarom je reageert. Etc. Zeker in zakelijke contacten is het zeer belangrijk dat geen misverstand bestaat over de bedoelingen van iemand.
  4. Productiviteit. Recent onderzoek van WorkPlaceMedia onder (weliswaar) Amerikaanse white collar workers laat zien dat 43% van de medewerkers met een sociaal media-profiel (LinkedIn, Twitter, Facebook) op het werk daarop actief is. 78% daarvan is dagelijks minder dan een half uur bezig op deze sites. Dat valt dus mee. Meestal volstaat om een beroep te op de billijkheid en redelijkheid van medewerkers.
  5. Vertrouwelijke informatie. Bedrijfskritische en vertrouwelijke informatie mag uiteraard niet gedeeld worden via sociale media. Een kwestie dus van aangeven welke informatie een dergelijke status heeft. Medewerkers voelen vaak zelf wel al aan wat ze wel en niet mogen delen, maar enig houvast geven, kan zeker geen kwaad.
  6. Denk doelgroep. Medewerkers moeten zich realiseren dat verschillende doelgroepen actief zijn in sociale media. Naast het onderscheid persoonlijk en zakelijk, moet rekening gehouden worden met klanten, aandeelhouders, collega's, prospects, vrienden, fans, familie. Geen van deze groepen moet in verlegenheid gebracht worden.

Meer informatie

Meer informatie? Hulp nodig bij het opstellen van een social media beleid? Behoefte aan een training op dit gebied? Of wil je gewoon eens sparren om te kijken of je organisatie “iets” moet met sociale media? Bekijk onze diensten of neem contact op. We bespreken graag de mogelijkheden.