Er wordt veel over referral recruitment geschreven. En dat is terecht! Het is voor organisaties een van de beste en belangrijkste manieren om aan gekwalificeerd personeel te komen. In Nederland wordt ongeveer 1 op de 5 vacatures via referral recruitment vervuld (zie de discussie onder deze blogpost over Accenture’s referral programma op Rectec).
Regelmatig worden er dan ook oplossingen gelanceerd die het werven van personeel via referral recruitment makkelijker moeten maken. In Nederland kennen we al tools als Talenttracker en Recruitr. In de VS werd recent TalentVine gelanceerd. Een nieuwe tool die een populaire en kosteneffectieve wervingsmethode ondersteunt, wordt natuurlijk met enthousiasme ontvangen. Bloggers besteden er aandacht aan en ‘testen’ het systeem. Zo beschrijft Steve Boese uitgebreid hoe TalentVine werkt. Maar in zijn blog gaat alleen aandacht uit naar het systeem zèlf.
Veel organisaties zien de vele mogelijkheden van een dergelijk systeem en denken dat het het ei van Columbus is dat (lang) openstaande vacatures gaat vervullen. En weliswaar is goed gereedschap het halve werk, maar dat is precies wat het is: half werk… Het gaat erom hoe een dergelijk systeem wordt ingezet. Is het onderdeel van een wervingsstrategie? Is er een goed referral recruitment beleid? Het draait in eerste instantie om het creëren van de juiste voorwaarden voor een effectief referral recruitment-programma.
Bij dergelijke voorwaarden valt te denken aan:
Communicatie: In de communicatie moet duidelijk tot uiting komen hoe het referral-programma eruit ziet, voor welke vacature(s) medewerkers worden gezocht, aan welke vereisten medewerkers moeten voldoen en waaruit de beloning bestaat.
Het onder de aandacht brengen van het referral recruitment-programma is een continu proces. Dit betekent dat het nut van een dit programma en de uitgangspunten voortdurend gecommuniceerd moeten worden.
Draagvlak: steun van directie en management is onontbeerlijk. Leidinggevenden zullen op gezette tijden aandacht aan de werving van nieuwe medewerkers moeten besteden. Liefst geven ze natuurlijk zelf het goede voorbeeld door kandidaten aan te dragen.
Makkelijk toegang tot informatie: de uitgangspunten en voorwaarden van het programma moeten op een centrale, makkelijk te vinden plek (liefst on- én offline) beschikbaar zijn.
Nog belangrijker is dat medewerkers informatie over openstaande vacatures weten te vinden. Deze informatie moet zodanig gepresenteerd worden dat iedereen snapt wat voor vacature het is en door wie deze het beste ingevuld kan worden.
Beloningsbeleid: en nee, dat hoeft niet perse geld te zijn. Soms is een schouderklopje al voldoende. Een schenking aan een goed doel of een dinerbon kan, als dat past bij de cultuur van de organisatie, een optie zijn. Het belangrijkste is dat de beloning zonder dralen en extra voorwaarden wordt uitgekeerd. Medewerkers steken hun nek uit voor de organisatie. Daar mag iets tegenover staan.
Terugkoppeling: juist omdat medewerkers hun eigen ‘reputatie’ op het spel zetten door vrienden, bekenden of kennissen aan te dragen voor een openstaande vacature, is een terugkoppeling over de status van de sollicitatie zeer belangrijk. Op deze manier worden medewerkers nog meer betrokken bij het referral recruitment programma. Bovendien is het verstandig kandidaten die via referral recruitment binnenkomen voorrang te geven in de sollicitatieprocedure.
Afdelingsoverschrijdend: maak van referral recruitment een gedeelde verantwoordelijkheid. Medewerkers moeten trots zijn op de producten en diensten of op de reclame-uitingen van de organisatie. Marketeers zullen daar een rol bij spelen. De communicatieafdeling weet hoe je het beste een boodschap voor het voetlicht kunt brengen. De afdeling HR en/of een aparte afdeling recruitment kunnen initiator zijn van het programma.
Boeien en binden: zoals ook bij het vorige punt aangestipt, is bedrijfstrots zeer belangrijk. Alleen medewerkers die trots zijn op hun organisatie, zullen die organisatie als potentiële werkgever aanbevelen aan derden. Uitgangspunt zijn de kernwaarden van de organisatie. Engagement is een woord dat tegenwoordig veelvuldig gebruikt wordt in dit verband. En alleen organisaties die hun medewerkers centraal stellen hebben echt betrokken medewerkers die bereid zijn als ambassadeur op te treden.
Analyse: uiteraard moet goed vastgelegd worden wat de resultaten zijn van het referral recruitment programma. Hoeveel vacatures zijn vervuld? Binnen hoeveel dagen? Door wie zijn kandidaten aangedragen? Hoeveel is er aan beloning ‘uitbetaald’? En hoe zit dat in vergelijking met andere wervingskanalen? Door de effecten te meten en af te zetten tegen alternatieven kan het programma op haar effectiviteit beoordeeld worden en kan waar nodig worden bijgestuurd.
Het succes van referral recruitment begint intern!
Kortom, met alleen een mooi systeem ben je er absoluut niet. Het gevaar bestaat zelfs dat het “een vlag op een modderschuit is”. Het gebruiken van een systeem voor referral recruitment heeft enkel meerwaarde als er een gedegen referral recruitment-programma is, met o.a. regelmatige communicatie en betrokken management.
| 
