| | Interim Intelligence |  | | Voor kennis van klanten en personeel |
|
|  |  |
|
Organisaties, maar ook medewerkers, worstelen met sociale media op het werk. Niet alleen de tijd die het een werknemer kost. Ook de kans op merk- en reputatieschade is aanwezig. Mag je Twitteren, je Hyves-profiel checken? Zo ja, hoe lang dan? Wat mag wel en wat mag niet gezegd of gedeeld worden? Moet er een zakelijk belang achter zitten? Kortom, er wordt nog gezocht naar hoe om te gaan met sociale media op het werk. Een sociaal media-beleid is dan een goede start.
Maar eerst een bekentenis. Ik was er zo één. Ik was een manager die het vervelend vond als zijn medewerkers de Tour de France zaten te volgen, (veel) privételefoontjes pleegden of een potje gingen zitten patiencen. Niet altijd zei ik er wat van. Maar dan vrat het wel aan me. Ik kan nu met grote zekerheid zeggen dat ik het anders zou doen. Sociale media hebben mijn perceptie veranderd. Sociale media spelen juist - direct en indirect - een grote rol op de werkplek.
Organisaties staan echter nog ambivalent tegenover sociaal media gebruik op de werkplek. Ter vergelijking denk ik aan de introductie en opkomst van de mobiele telefoon. In den beginne moest iedereen erop gewezen worden de telefoon uit te zetten tijdens vergaderingen, bijeenkomsten, etc. Nu is dat een vanzelfsprekendheid bij, in ieder geval, openbare bijeenkomsten. In vergaderingen is het juist weer gemeengoed aan het worden om de telefoon aan te laten staan of in ieder geval op trilstand, pontificaal voor je, zodat je geen oproep mist.
Eigenlijk is dat allemaal vanzelf zo gegroeid. Daar kwam geen 'mobiele-telefoon-beleid' aan te pas. Was meer gebaseerd op algemene gedragsregels en respect. Zou dat bij sociale media ook zo gaan? Daar ben ik nog niet zo zeker van. Sociale media grijpen namelijk dieper in. Kunnen zelfs verslavend zijn, zoals bijvoorbeeld Twitter. En via sociale media is een groot publiek snel te bereiken wat risico's inhoudt voor een merk of bedrijf. Wat schrijft een teleurgestelde of boze medewerker?
Daarom is het goed om als organisatie in ieder geval wat basisregels op te stellen. Zes bouwstenen voor een sociaal media-beleid:
- Leg uit wat sociale media zijn. Wat de mogelijkheden en risico's zijn. Als medewerkers de samenhang zien tussen verschillende media, de gevolgen van hun uitingen kunnen overzien, zullen ze verantwoordelijker met sociale media omgaan. Het gaat natuurlijk niet alleen om risico's voor de organisatie, maar ook voor de individuele werknemer zelf. Op het web gepubliceerde uitingen kunnen je immers jaren blijven achtervolgen.
- Benadruk kernwaarden van de organisatie / maatschappelijk geaccepteerd gedrag. Gedraag je online, zoals je je ook binnen de organisatie behoort te gedragen. Dus geen discriminerende, seksistische of beledigende uitingen. Bestaande regels en bestaand beleid gelden dus ook online.
- Authentiek en transparant. Medewerkers moeten aangemoedigd worden 'zichzelf' te zijn in sociale netwerken. Daarnaast is openheid belangrijk. Vertel wie je bent, waar je werkt. Waarom je reageert. Etc. Zeker in zakelijke contacten is het zeer belangrijk dat geen misverstand bestaat over de bedoelingen van iemand.
- Productiviteit. Recent onderzoek van WorkPlaceMedia onder (weliswaar) Amerikaanse white collar workers laat zien dat 43% van de medewerkers met een sociaal media-profiel (LinkedIn, Twitter, Facebook) op het werk daarop actief is. 78% daarvan is dagelijks minder dan een half uur bezig op deze sites. Dat valt dus mee. En voor sommige bedrijven draagt aanwezigheid op sociale netwerksites juist bij aan het succes van de organisatie. De medewerker van Dell die via Twitter 3 miljoen dollar omzet boekt, kan daarover meepraten. Maar buiten dit is het goed om als organisatie richtlijnen te hebben over hoe zich te gedragen op het werk. Hoe lang mag je lunchen, roken, privé telefoneren, bij het koffiezetapparaat kletsen? Bij Het Nieuwe Werken (HNW) zijn dit natuurlijk al helemaal geen issues. Daar gaat het om output en eigen verantwoordelijkheid. Zolang HNW bij veel organisaties nog geen realiteit is, zal een beroep worden gedaan op de billijkheid en redelijkheid van medewerkers.
- Vertrouwelijke informatie. Bedrijfskritische en vertrouwelijke informatie mag uiteraard niet gedeeld worden via sociale media. Een kwestie dus van aangeven welke informatie een dergelijke status heeft. Medewerkers voelen vaak zelf wel al aan wat ze wel en niet mogen delen, maar enig houvast geven, kan zeker geen kwaad.
- Denk doelgroep. Medewerkers moeten zich realiseren dat verschillende doelgroepen actief zijn in sociale media. Naast het onderscheid persoonlijk en zakelijk, moet rekening gehouden worden met klanten, aandeelhouders, collega's, prospects, vrienden, fans, familie. Geen van deze groepen moet in verlegenheid gebracht worden.
Een onderzoek van Deloitte wees overigens uit dat 49% van de respondenten verklaarde zich van een eventueel sociaal media beleid niets aan te trekken. Dit lijkt meer te slaan op het beperken van het gebruik van sociale media op de werkplek. Verbieden of beperken is over het algemeen inderdaad geen optie en zal tot 'burgerlijke ongehoorzaamheid' leiden. Een sociaal mediabeleid is dus nodig. Maar het hoeft zeker geen restrictief beleid te zijn dat als een rode lap op een stier werkt. Redelijk, dat is het toverwoord.
|
|
|
<< Terug |
Reactie Toevoegen |
|
|
Groeimodel, succesfactoren en 8 tips Leuk artikel, heb net een 4-tal posts over dit onderwerp gedaan, gebaseerd op interviews met Essent, IBM en Google.
Op basis van een groeimodel in 3 fases: pionieren, faciliteren en strategisch, hebben we drivers en inhibitors per fase opgesteld. Daarnaast zijn we tot de volgende aanbevelingen gekomen.
1) Focus op de mensen: technologie is niet de uitdaging
2) Begin klein, maar wel vanuit een visie
3) Zorg voor management support
4) Faciliteer zoveel mogelijk
5) Overbrug verschillende belangen
6) Ondersteun geloofwaardigheid
7) Sluit aan bij de bestaande manier van werken en denken
8) De tips ook nog samengevat in een enterprise social media maturity model (esm3).
Een meer uitgebreide versie kan je natuurlijk vinden op mijn blog: http://www.maxx-online.nl
|
|
|
Eigen verantwoordelijkheid Ik ben een sterk voorstander van eigen verantwoordelijkheid en zelf regulering. Het is geen probleem als je overdag bezig bent om even snel je bankzaken te regelen of je vrienden een prettige verjaardag te wensen of misschien zelfs wel een post voor je eigen blog te schrijven. Maar er zit dan wel een wederkerigheid in. Vrijheid krijgen is ook vrijheid geven. Dus dat betekent dat je houding tav je werk en je werkzaamheden ook een stuk vrijer moet zijn. Ofwel, die bel ik wel eens 's avonds :) En de mensen die graag een striktere scheiding van prive en zakelijk hanteren, die zijn overdag minder vaak met prive zaken bezig en 's avonds ook niet of minder vaak met werk. Die scheiding moet je dan ook respecteren. En zo zie ik ook het gebruik van sociale media. Twitter je je suf, onderhoud je je eigen blog of bouw je aan je 10.000 plus netwerk, dan zijn je grenzen tussen werk en prive vager. Dat trek je dan ook door na de officiele werktijd. En vind je dat niet fijn, doe je het niet. Daartussen in zitten alleen maar gedragsregels, richtlijnen en controle-instrumenten die de verantwoordelijkheid niet bij de persoon en het management leggen, maar in het systeem. |
| |
|
